Faça backup das suas contas de e-mail

Um parcela significativa da população - arriscamos dizer que a maioria - possui ao menos uma conta de correio eletrônico nos serviços gratuitos, como Gmail e Hotmail (que agora transformou-se em Outlook.com).

A situação mais usual, nessa situação, é a do usuário acessar todos as suas correspondências eletrônicas através do próprio cliente web do serviço. Isso é bastante conveniente, se você levar em conta que pode receber, enviar e consultar e-mails de qualquer lugar com uma conexão de internet funcional.

Por outro lado, manter o webmail como única forma de armazenamento dos correios pode ser perigoso: o serviço pode apresentar problemas técnicos e apagar dados (situação, inclusive, contemplada no contrato de adesão para cadastro nestes e-mails gratuitos), algum invasor pode sabotá-lo ou até você próprio pode apagar informações relevantes por engano.

Considerando que o e-mail hoje serve até como prova judicial, é necessária uma estratégia para manter uma cópia de segurança deles em algum dispositivo além dos servidores do webmail.

Para nossa sorte, existem dois utilitários que cumprem muito bem essa função em poucos passos.
 

No Gmail

Para fazer backup de contas do Gmail, aconselhamos o download do aplicativo Gmail Backup. O programa ocupa cerca de 20 MB no HD, mas é importante deixar um bom espaço livre para comportar os seus downloads, proporcionalmente ao número de mensagens a baixar.

O primeiro passo, dentro do programa, é incluir a sua conta de e-mail, a senha e designar uma pasta para o backup dos dados.

Se você mantiver a caixa à direita checada ("Newest e-mails only"), o programa baixará apenas os e-mails do dia. Para configurar um período mais abrangente, desmarque a caixa e indique a data de início e fim para a cópia de segurança.

Clique no botão "Backup" para iniciar a cópia. Repare que você possui uma barra para acompanhar o status da operação.

Repare que, ao lado direito do botão "Backup", você possui um botão chamado "Restore" para fazer o upload das mensagens salvas para a caixa de e-mail novamente (é a operação inversa). A qualquer momento, você pode interromper as operações de backup ou restauração de dados clicando no botão "Stop".

No Hotmail, no Yahoo e em outros webmails

Existe um programa chamado MailStore Home, para Windows, que permite fazer cópia personalizada de caixas postais de serviços que trabalham com o protocolo POP3 ou IMAP de tráfego de dados. Isso inclui não só os webmails gratuitos, mas também aquela caixa postal fornecida pela sua empresa ou a sua conta pessoal configurada num provedor de confiança.

Primeiro, digite as suas credenciais. Em seguida, clique na opção "Archive E-mail". Escolha a opção "Advanced" para você entrar corretamente com os dados da caixa a replicar (especialmente os protocolos pelo qual é permitido o download das mensagens).

No caso do Hotmail, as configurações que você precisa preencher, além, obviamente da conta e da senha, é o acesso via POP3-SSL e pop3.live.com no campo "host". Essas duas configurações variam de acordo com cada serviço de e-mail, por isso é importante certificar-se com seu provedor de serviços de e-mail sobre qual o protocolo usado para download e qual a informação adequada para preencher nessa seção.

Clique em "Next". Na próxima tela, mantenha a opção "Messages are never deleted in POP3 Mailbox". Dessa maneira, você manterá as mensagens gravadas na web e terá apenas uma cópia delas, por segurança, no HD ou pen drive.

O MailStore Home faz o serviço completo, ou seja, baixa todas as caixas de mensagem do servidor, inclusive os e-mails enviados, spams e rascunhos.

Após criado o perfil, basta um clique duplo sobre ele (o programa suporte diversas contas) para o download das mensagens começar.

Por padrão, as mensagens serão gravadas em UsersNome_do_UsuárioDocumentsMailStore Home.

O MailStore tem outras duas opções dignas de notas: a primeira (voltando à página inicial do programa) é a opção de fazer novos backups a partir do material já baixado da internet. Isso é possível pelo botão "Backup to HDD or USB". A segunda opção interessante é a de exportar e-mails para clientes de correio eletrônico, programas como como o Outlook Express e o Mozilla Thunderbird 16 .